群杰印章物联网

让印章使用更安全,管理更智慧

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详细介绍

企服商城, 企业信息化, 实物印章管理整体解决方案

行业背景

        印章是一个单位合法性、权威性的标志,直接代表着其权力、凭信和责任。现在大型集团、政府机构等分支机构遍布全国各地,机构众多且管理水平参差不齐,再加上普遍实行统一法人体制,因此单位印章的使用频率和所蕴含的风险较之一般单位自然就大得多。如果制度严密,操作规范,会对强化内部管理、有效预防各种私盖印章等诈骗案件起到可靠的屏障作用;反之,如果制度不完善或疏于管理, 稍有不慎,所隐含的风险就会释放,对企业资金和信誉造成严重影响。

       在现有的印章管理制度下,大多数采用的是集中总部统一盖章或分子公司设立印章管理专员,用印人员要详细登记用印的主要事由、用章次数,连同要用印的全部材料交分管领导签批。很多工作人员用章登记不详细,用印次数登记不准确,造成很多偷盖,多盖及违法盖章的情况,由于登记簿方式不方便事后核查及核对,因此纸质管理方式给企业的规范用章造成极大的困扰。而且效率低下,管理成本较高。

       在最近几年发生的多起诈骗案件中,行政印章管理不严、乱用乱盖是造成案件的重要因素。且此类案件大多发生在分子公司和办事处。

       印章印章物联网系统,从印章管理和使用的角度来为总部实现对分支机构的内部控制与有效管理。系统地对企业的印章从保存、审批、使用、监管等环节进行全面记录和展现,并实行分级(总部、分子公司、办事处)管理,逐级负责多次审批,权责分明,大大降低行政和业务印章操作风险;总部管理部门可以逐级非现场监控辖属各分子公司、办事处印章使用的详细情况,使管理人员能及时发现问题、采取措施,加强防范,强化内控机制。进而规避风险,提高行政和印章的电子化、自动化管理水平。

解决方案

       群杰印章物联网平台充分利用物联网技术,对印章进行远程授权管理,有效的实现了用印前审批、设备代替人进行管理;用印过程被记录下来,大大降低了印章使用的法律风险和管理成本,提高工作效率。

       群杰印章物联网平台由物联网管理平台和物联网设备终端两部分构成:

● 管理平台
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软件管理平台主要是用于印章使用申请、审批、数据统计分析及远程管理控制印章设备终端。

  ● 印章物联网设备终端企服商城, 企业信息化, 实物印章管理整体解决方案

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 印章物联网设备终端主要是用于密封实物印章,做到人印分离;同时对用印人员的身份进行认证并记录整个用印文件,对文件进行存档。

 印章物联网平台应用价值

1、降低法律风险:设备终端实现人印隔离,设备按授权指令盖章,用印全过程被记录可以责任到人。

2、节约管理成本:设备终端代替人工盖章,对印章进行保管,可以减少人员管理成本;设备在用印现场使用,减少差旅、快递等办公成本。

3、提高工作效率:实现远程对用印现场的申请进行审批授权,响应快、效率高。

4、风险管控创新:利用前沿的物联网技术,规范印章使用,进行管理创新。

5、品牌形象提升:让社会/合作伙伴感受到先进的印章管理办法,提升企业品牌,产生潜在价值。

成功客户

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